Du bist auf der Suche nach einer Musterrechnung? Hier findest du verschiedene Rechnungsmuster mit Anleitung für Excel und Word zum kostenlosen Download. Unseriöse Inkassounternehmen verwenden in ihren Mahnschreiben oft massive Drohungen, wie Zwangsvollstreckung, Gehaltspfändung oder den Hausbesuch eines Mitarbeiters. Ist die eigentliche Forderung nicht berechtigt, so müssen Sie sich noch weniger von hohen Inkassokosten einschüchtern lassen. Wenn deine Rechnung nicht innerhalb des Zahlungsziel bezahlt wird, und du eine oder mehrere Mahnungen schreiben musst, entstehen für dich Kosten und Aufwände. Diese muss natürlich dein Kunde tragen. Beachte dabei aber, dass du ihm nur die Kosten für materielle Aufwände wie etwa Papier, Druck und Porto zusätzlich in Rechnung stellen kannst, nicht aber interne Verwaltungskosten. Zusätzlich zu deinen Kosten für die Mahnung kannst du deinem Kunden Verzugszinsen berechnen. Hierfür gibt es in Deutschland vom Gesetz her Obergrenzen. Der Online-Service der Verbraucherzentralen hilft hier weiter: Der “Inkasso-Check” ermöglicht die kostenlose Überprüfung, ob man überhaupt zahlen muss. Und wenn ja, ob wirklich die volle Höhe der Kosten fällig ist.
Betrüger verschicken Zahlungsaufforderungen vermehrt auch auch per E-Mail oder SMS. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) warnt vor sogenanntem Fake-Inkasso, bei dem Forderungen frei erfunden sind und auch die angegebenen Inkassounternehmen nicht existieren. Die Betrüger nutzen zum Beispiel die Logos oder fälschen E-Mail-Adressen bestehender Unternehmen, um ihren Forderungen Nachdruck zu verleihen. Lassen Sie sich gegebenenfalls beraten, wenn Sie unsicher sind, ob Sie überhaupt einen wirksamen Vertrag abgeschlossen haben und ob andere Rechnungsbeträge wie Zinsen oder Inkassogebühren angemessen sind. Schriftliche Angebote sollten detaillierte Informationen über den Verkäufer, den Käufer, die Gültigkeitsdauer des Angebots und selbstverständlich über die Produkte bzw. Dienstleistungen beinhalten. Mit dieser Vorlage vergisst du nie mehr wichtige Details deiner Angebote und kannst dich beruhigt auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren. Doch was passiert nachdem dein Angebot vom Kunden angenommen wurde? Tipp: Lassen Sie sich beraten, ob die Inkassokosten angemessen sind.
Widersprechen Sie schriftlich den unberechtigten Nebenforderungen und zahlen Sie nur den unstrittigen Betrag. Denn das Inkasso-Unternehmen hat umfangreiche Informationspflichten: Insbesondere muss es bereits bei der ersten Mahnung den Namen oder die Firma des Auftraggebers sowie der Grund der Forderung klar und verständlich angeben. Bei Verträgen ist der Vertragsgegenstand und das Datum des Vertragsschlusses mitzuteilen. Tipp: Unberechtigten Forderungen sollten Sie widersprechen. Versenden Sie Ihr Schreiben schriftlich per Post, am besten per Einschreiben mit Rückschein. Auch wenn ein Inkassounternehmen Zahlungsaufforderungen im Normalfall per Post zustellen, müssen SMS nicht per se unseriös sein. Doch nur mit einer SMS oder einem Drohbrief lassen sich die Informationspflichten des Inkasso-Büros in der Regel nicht erfüllen. Und es gibt nur wenige seriöse Inkassofirmen, die sich per SMS melden und dies auch auf ihrer Webseite ankündigen. Diese treiben häufig Forderungen aus Gewinnspielen ein. Verbraucher, die in der Vergangenheit mit unerlaubter Telefonwerbung belästigt wurden, erhalten oft später Inkassomahnschreiben mit der Behauptung, dass ein Vertrag am Telefon abgeschlossen wurde. Gerne werden auch Rechnungen für die angebliche Inanspruchnahme von Sex-Hotlines gestellt.
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